Datenschutzerklärung

 

Allgemeines

Die Themen Datenschutz und Informationssicherheit sind für die soffico GmbH (kurz: soffico) die Basis für stabile und erfolgreiche Kundenbeziehungen und bilden einen hohen Stellenwert im Unternehmen. Aus diesem Grunde ist uns der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten“) ein wichtiges Anliegen.

 

Wir beachten beim Umgang mit personenbezogenen Daten alle relevanten Vorschriften – insbesondere jene der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG) bzw. des Gesetzes über den unlauteren Wettbewerb (UWG) in der jeweils gültigen Fassung. Darüber hinaus haben wir die für einen angemessenen Datenschutz erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen.

Nachfolgend möchten wir Sie ausführlich darüber informieren, welche Daten bei Ihrem Besuch unseres Internetauftritts und der Nutzung unserer Angebote erhoben und wie diese von uns im Folgenden verarbeitet bzw. genutzt werden.

1.   Internetseite

Wenn Sie unseren Internetauftritt nur zum Abruf von Informationen benutzen ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten angeben. Jedoch ist es für den Betrieb der Website notwendig, gewisse Daten, durch die ein Personenbezug hergestellt werden kann, zu verarbeiten. Wir verarbeiten in diesem Fall nur die Daten, die uns von Ihrem Internetbrowser übermittelt werden. Dies sind insbesondere die folgenden:

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs einer unserer Internetseiten
  • Ihr Browsertyp
  • Die Browser-Einstellungen
  • Das verwendete Betriebssystem
  • Die von Ihnen zuletzt besuchte Seite
  • Die übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
  • Ihre IP-Adresse

 

Zweck

Dies erfolgt, um den Abruf und die Nutzung der von Ihnen aufgerufenen Internetseiten überhaupt zu ermöglichen, zu statistischen Zwecken sowie zur Verbesserung unseres Internetangebots.

 

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse zur Fehleranalyse, Verfügbarkeitsanalyse und zur Abwehr von Angriffen sowie die Aufrechterhaltung und generelle Funktionalität der Webseite.

 

Empfänger

Ihre Daten werden nicht an Dritte übermittelt.

 

Speicherdauer

Die Daten werden für maximal vier Wochen gespeichert, sofern keine rechtliche Verpflichtung besteht, diese darüber hinaus zu behalten. Zugleich kann eine längere Speicherung erfolgen, soweit dies erforderlich ist, um festgestellte Angriffe auf unsere Website zu untersuchen.

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Cookies

Damit Sie diese Website ohne Einschränkung nutzen können, verwenden wir sogenannte „Cookies”. Cookies sind kleine Textdateien, die eine Wiedererkennung des Nutzers und eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Website ermöglichen. In diesen Textdateien wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Das Setzen von Cookies erlaubt uns nicht, Dateien auf Ihrem Computer einzusehen.

Von den durch unsere Website gesetzten Cookies geht keine Gefahr für das Computersystem des Nutzers aus, da diese keinen Schaden verursachen und auch keine Viren o.ä. enthalten.

Wir unterscheiden drei Arten von Cookies, die wir für den Betrieb unserer Website verwenden:

  • Funktionell notwendige Cookies, um den technischen Betrieb und grundlegende Funktionen unserer Website sicherzustellen. Diese Art von Cookies wird unter anderem dazu verwendet, um Ihre Auswahl über die aktivierten Cookies mittels Cookie-Banner zu speichern.
  • Statistik-/Marketing-Cookies, um zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website agieren und um gezielte Werbeaktivitäten setzen zu können. Informationen werden lediglich anonym gesammelt und analysiert. Dadurch gewinnen wir wertvolle Erkenntnisse, um die Website und unser Produktangebot zu optimieren.
  • Drittanbieter-Cookies, sofern Medieninhalte Dritter eingebunden werden, beispielsweise beim Abspielen von YouTube-Videos.

Der Einsatz von Cookies kann überdies durch entsprechende Einstellungen des Browsers unterbunden werden. Sofern Ihr Browser die „Do-Not-Track“-Technik unterstützt und Sie diese aktiviert haben, wird über Ihren Besuch kein Nutzungsprofil erstellt. Jedoch wird darauf hingewiesen, dass die vorliegende Website ohne Cookies gegebenenfalls nicht vollumfänglich nutzbar ist.

 

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verwendung von technisch notwendigen und nicht zustimmungspflichtigen Cookies ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, den technischen Betrieb und die grundlegenden Funktionen unserer Website sicherzustellen sowie Ihre gewählten Cookie-Einstellungen zu speichern und die Website dementsprechend zu betreiben.
Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies zu Marketing- und Analysezwecken (siehe dazu unten den Abschnitt „Matomo“), die Sie via Cookie-Banner treffen können, ist Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO i.V.m. § 15 Abs 3 TMG.
Rechtsgrundlage für die Verwendung von Drittanbieter-Cookies ist ausschließlich Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie entweder via Cookie-Banner oder via Abrufen des entsprechenden Inhalts – etwa bei Abspielen eines YouTube-Videos (siehe dazu den Abschnitt „YouTube Videos“) – abgeben können.

Widerrufshinweis, Widerspruchshinweis:

Sie können Ihre abgegebenen Einwilligungen jederzeit widerrufen. Sie haben unter Umständen ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruhen. Weitere Informationen zu Ihren Betroffenenrechten finden Sie in Abschnitt 5.

Empfänger

Diese Daten werden allenfalls an Auftragsverarbeiter, nicht jedoch an Dritte übermittelt.

Speicherdauer

Die jeweilige Speicherdauer des Cookies finden Sie in der jeweiligen Tabelle oben.

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Matomo

Sofern Sie Ihre Einwilligung für Statistik-/Marketing-Cookies erteilt haben, verwendet unsere Website die Software „Matomo“ (https://matomo.org/) als Web-Analysewerkzeug, um unseren Webauftritt noch besser und spezifischer ausrichten zu können. Die Software setzt Cookies auf Ihrem Computer, die die Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen. Werden Unterseiten der Website aufgerufen, werden folgende Daten gespeichert:

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs einer unserer Internetseiten
  • Ihr Browsertyp
  • Die Browser-Einstellungen
  • Das verwendete Betriebssystem
  • Die von Ihnen zuletzt besuchte Seite
  • Die übertragene Datenmenge und der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
  • Ihre IP-Adresse, gekürzt um die letzten zwei Bytes (anonymisiert)

 

Die mit Matomo erhobenen Daten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert.

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Google Maps

Wir setzen auf unserer Website die Komponente „Google Maps“ von Google ein.

 

Bei Verwendung der Komponente „Google Maps“ werden keine Cookies gesetzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass erst dann Daten an Google übertragen werden, wenn Sie die Komponente aktiv anwählen, sprich auf die Karte klicken und die Komponente verwenden. Für eine diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. IP-Adresse, Standort) ist Google alleine verantwortlich, wir erhalten keinen Zugriff auf diese Daten.

 

Die Nutzung von „Google Maps“ und der über „Google Maps“ erlangten Informationen erfolgt gemäß den Google-Nutzungsbedingungen https://policies.google.com/terms sowie der zusätzlichen Geschäftsbedingungen für „Google Maps“, die sie unter folgendem Link finden: https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps/.

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YouTube Videos

Auf unserer Website sind YouTube-Videos eingebunden, die auf „www.youtube.com“ gespeichert und von unserer Website direkt abspielbar sind. YouTube wird von der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA (folgend kurz „Google„) betrieben. Hierbei nutzen wir die von YouTube zur Verfügung gestellte Option „erweiterter Datenschutzmodus“, d.h., dass keine Daten über Sie als Nutzer an YouTube übertragen werden, wenn Sie die Videos nicht abspielen.

Erst wenn Sie die Videos abspielen, werden auf Ihrem Rechner YouTube-Cookies gespeichert und Daten an den YouTube-Betreiber Google übertragen. Sofern Sie bei YouTube gespeicherte Videos abspielen, werden mindestens folgende Daten an Google übertragen: IP-Adresse und Cookie-ID, die spezifische Adresse der bei uns aufgerufenen Seite, Spracheinstellung des Browsers, Systemdatum und Zeit des Aufrufs sowie Kennung Ihres Browsers. Die Datenübertragung erfolgt unabhängig davon, ob Sie über ein Nutzerkonto bei YouTube eingeloggt sind oder ob für Sie kein Nutzerkonto besteht. Sind Sie eingeloggt, werden diese Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Sie können diese Zuordnung verhindern, indem Sie sich vor Aktivierung des Start-Buttons ausloggen. YouTube bzw. Google speichert diese Daten als Nutzungsprofile und nutzt diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Gegen die Erstellung dieser Nutzungsprofile steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu, dass Sie direkt an Google als Betreiber von YouTube richten müssen.

Weitere Informationen zum Datenschutz von YouTube stellt Google auf https://policies.google.com/privacy zur Verfügung. Mit Abspielen der YouTube-Videos erklären Sie sich mit der Datenverarbeitung durch Google einverstanden. Eine Verarbeitung der betroffenen Daten durch uns findet nicht statt.

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Drittlandübermittlung

Bei Abspielen von YouTube-Videos oder Verwendung von Google Maps kann eine Übermittlung Ihrer Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Das Urteil Schrems II des EuGH (C-311/18) bescheinigt den USA kein angemessenes Datenschutzniveau, da die US-Behörden Zugriff auf personenbezogene Daten von EU-Bürgern erhalten können und diese dagegen keinen wirksamen Rechtsbehelf haben. Durch Abspielen der Videos oder Nutzung der Karten willigen Sie ausdrücklich in die Übermittlung Ihrer Daten in die USA ein (Art 49 Abs 1 lit a DSGVO).

2.   Einzelne Verarbeitungen

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Kontaktformular

Zweck

Wenn Sie per Kontaktformular auf der Website, per E-Mail oder per Telefon mit uns Kontakt aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten, zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen, von uns gespeichert.

 

Rechtsgrundlage

Dafür ist einerseits unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, Ihre Anfrage zu beantworten oder die Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

 

Speicherdauer

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich bzw. im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen notwendig ist.

 

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden unter Umständen innerhalb der x-tention-Gruppe (siehe Abschnitt 2) oder an externe Auftragsverarbeiter, jedenfalls aber nicht an Dritte weitergeleitet.

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Registrierung auf dieser Website (Kundenportal oder Partnerportal )

Zweck

Sie können sich auf unserer Website registrieren, um zusätzliche Funktionen auf der Seite zu nutzen. Diese Funktionen sind z.B. das Kundenportal oder das Partnerportal.

Die dazu eingegebenen Daten verwenden wir nur zum Zwecke der Nutzung des jeweiligen Angebotes oder Dienstes, für den Sie sich registriert haben. Die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben müssen vollständig angegeben werden. Anderenfalls werden wir die Registrierung ablehnen. Für wichtige Änderungen etwa beim Angebotsumfang oder bei technisch notwendigen Änderungen nutzen wir die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse, um Sie auf diesem Wege zu informieren.

 

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung bei der Registrierung und die Nutzung des Kundenportals oder des Partnerportals ist zur Erfüllung des jeweiligen Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

 

Speicherdauer

Die bei der Registrierung erfassten Daten werden von uns gespeichert, solange Sie auf unserer Website registriert sind und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

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Newsletter-Versand

Zweck

Sie haben die Möglichkeit, über unsere Website unseren Newsletter zu abonnieren. Damit bleiben Sie stets auf dem Laufenden und erhalten interessante Unternehmensnews, themenbezogene Informationen sowie Einladungen zu unseren Veranstaltungen. Hierfür benötigen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Mit Ihrer Anmeldung zu unserem Newsletter werden wir zusätzlich auch Ihre IP-Adresse und das Datum sowie die Uhrzeit Ihrer Anmeldung speichern. Dies dient in dem Fall, dass ein Dritter Ihre E-Mail-Adresse missbraucht und ohne Ihr Wissen unseren Newsletter abonniert, als Absicherung unsererseits sowie als Nachweis für Ihre Einwilligung. Darüber hinaus setzen wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren ein.

Zusätzlich wird im Zusammenhang mit dem Newsletter eine Statistik über das Öffnungs-, Lese- und Klickverhalten erstellt. Dadurch ist es uns möglich Ihnen bessere Leistungen anzubieten sowie Ihnen nur die Informationen zukommen zu lassen, die Sie auch wirklich interessieren.

 

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den Newsletter-Versand ist Ihre Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 7 Abs 2 Nr. 3 UWG. Die Erstellung der Statistik basiert auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, wobei unser Interesse sich aus dem vorgenannten Zweck ergibt. Ein Widerspruch ist auch hier natürlich durch Abbestellen des Newsletters möglich.

 

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden an externe Auftragsverarbeiter, jedenfalls aber nicht an Dritte weitergeleitet. Für die Versendung des Newsletters nutzen wir das Tool Mailworx von der Firma EWORX NETWORK & INTERNET GMBH. Diese hat sich zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen uns gegenüber verpflichtet.

 

Speicherdauer

Die Löschung bzw. die Nicht-Verarbeitung für den obigen Zweck erfolgt nach Abmeldung vom Newsletter.

 

Widerruf

Das Abo des Newsletters können Sie jederzeit stornieren, indem Sie den „Newsletter-Abmelden“-Button drücken. Ihre Stornierung wird an folgende E-Mail-Adresse gesendet: marketing@soffico.de . Sie können sich selbstverständlich auch per E-Mail oder telefonisch an uns wenden. Wir löschen anschließend umgehend Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand. Die Rechtmäßigkeit der zwischen Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

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Bewerbungsverfahren

Zweck

Die von Ihnen im Zuge einer Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten (einschließlich der Korrespondenz) werden zur Erfassung und Speicherung, zur Koordination und Auswertung im Bewerbungsverfahren, zur Evidenthaltung der Daten für spätere Bewerbungsverfahren sowie zur anonymen statistischen Auswertung der Bewerberstruktur verarbeitet. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten ist eine Berücksichtigung Ihrer Bewerbung im Bewerbungsverfahren nicht möglich, da wir ansonsten nicht beurteilen können, ob Sie für die jeweilige Stelle geeignet sind.

 

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO sowie im Falle einer Evidenzhaltung Ihre ausdrückliche Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO.

 

Speicherdauer

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten nach sechs Monaten gelöscht. In bestimmten Fällen können die Daten länger aufbewahrt werden, nämlich zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen.

Sofern Sie Ihre Einwilligung zu einer längeren Speicherdauer erteilt haben, werden wir die Daten im Rahmen dieser Speicherdauer aufbewahren und sodann, nach Ablauf löschen (sog. Evidenthaltung).

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Geschäftsbeziehungen

Je nach Vertrag ist es notwendig, bestimmte Daten zu verarbeiten, um die jeweilige Leistung entweder in Anspruch zu nehmen oder unsererseits erbringen zu können.

 

Zweck

Für die Anbahnung eines Vertrages (Angebotsstellung, Teilnahme an Ausschreibungen usw.) verarbeiten wir die dafür notwendigen Daten.

 

Ebenfalls werden Im Rahmen von aufrechten Geschäftsbeziehungen Daten verarbeiten, die für die Erbringung unserer Leistungen, der Kundenbetreuung und -information einschließlich internen Dokumentation und Verwaltung notwendig sind. Darüber hinaus werden auch Daten gespeichert, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (insbesondere AO, UstG, HGB).

 

Rechtsgrundlage

Folgende Rechtsgrundlagen kommen in diesem Fall zur Anwendung:

  • Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrages – Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.
  • Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen – Art 6 Abs 1 lit c DSGVO.
  • Dokumentation zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen – Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

 

Speicherdauer

Die Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der gegenseitigen Vertragspflichten erforderlich ist. Um den gesetzlichen Verpflichtungen (insbesondere § 147 AO, §§ 238 und 257 HGB) nachzukommen, erfolgt eine Speicherung für eine Dauer von zehn Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres. In bestimmten Fällen können die Daten länger aufbewahrt werden, nämlich zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen. Vor allem Verträge und damit zusammenhängende Daten werden während der Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt und sodann nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsregelungen (steuer- und handelsrechtliche Unterlagen: zehn Jahre; sonstige Unterlagen drei Jahre gem. § 195 BGB) gelöscht.

 

Empfänger

Um unsere Leistungen erbringen zu können, kann es sein, dass wir uns verschiedener Vertrags- oder Geschäftspartner, die an der Lieferung oder Leistung mitwirken bzw. mitwirken sollen, bedienen. Diese sind vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten an Behörden oder Gerichte, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

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Foto- und/oder Videoaufnahme bei Veranstaltungen des Unternehmens

Zweck

Wie bei jeder Veranstaltung üblich, werden auch bei den von einem Mitglied der x-tention-Gruppe organisierten Veranstaltungen Fotos und/oder Videos angefertigt. Es geht uns nicht darum, einzelne Personen zu identifizieren, sondern rein um die Dokumentation der Veranstaltung. Zu Zwecken der Dokumentation werden die angefertigten Fotos und/oder Videos von uns sicher gespeichert und gegebenenfalls auch im Internet (auf unserer Homepage), in unserer Unternehmenszeitschrift oder mittels Newsletter veröffentlicht. Ferner erfolgt auch eine Speicherung derselben zu Archivzwecken. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass wir die angefertigten Fotos/Videos auf zukünftigen Veranstaltungen des veranstaltenden Mitglieds der x-tention-Gruppe oder anderer Mitglieder der x-tention-Gruppe (z.B. Jahres-/Jubiläumsveranstaltungen) präsentieren.

 

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung (die Anfertigung, die Präsentation als auch die Veröffentlichung der Fotos/Videos) basiert auf unserem überwiegenden berechtigten Interesse, die Veranstaltungen von Mitgliedern der x-tention-Gruppe zu dokumentieren und auch in einem Archiv aufzubewahren (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, für Österreich auch § 12 DSG). Darunter fällt auch das Interesse, die Öffentlichkeit, Kunden sowie Interessenten über Veranstaltungen der Unternehmensgruppe zu informieren sowie die eigene Unternehmensgeschichte mit Foto- und Videoaufnahmen für die zukünftigen Generationen zu dokumentieren.

 

Speicherdauer

Die angefertigten Fotos/Videos werden solange gespeichert, solange sie für den Zweck notwendig sind. Foto-/Videoaufnahmen werden grundsätzlich sofort gelöscht, wenn sie für die oben genannten Zwecke nicht geeignet sind, berechtigte Interessen der abgebildeten Person verletzen würden oder im Falle eines Widerspruchs durch Betroffene.

 

Widerspruch

Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen. Sollten Sie mit der Aufnahme bzw. Veröffentlichung nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte gleich dem Fotografen vor Ort mit. Sie können uns auch nach bereits erfolgter Foto-/Videoaufnahme kontaktieren. Näheres zum Widerspruchsrecht unten.

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Live-Streaming, Webinare

Zweck

Der Zweck besteht in der Liveübertragung von ausgewählten Veranstaltungen (Streaming,
Videokonferenz) sowie die Abhaltung von Webinaren. Wir möchten bei ausgewählten
Veranstaltungen denjenigen Personen, die nicht vor Ort anwesend sein können, die Möglichkeit
bieten, per Live-Stream bzw. mittels Webinaren an Veranstaltungen teilzunehmen.
Bei der Übertragung oder Aufzeichnung von Veranstaltungen kann es je nach Konzept vorkommen,
dass auch die Zuhörer mit Stimme und oder Video gestreamt bzw. aufgenommen werden. Sie
werden vor der Veranstaltung darauf aufmerksam gemacht, wenn eine Audio- oder Videoaufnahme
stattfindet. Die Aufzeichnung des Webinars wird in der Regel auf den Social-Media-Kanälen, dem
Kunden- und Partnerportal, der Orchestra Community und den Webseiten der soffico GmbH und der
x-tention Unternehmensgruppe veröffentlicht.
Wenn Sie nicht aufgenommen werden wollen, können Sie Ihre Kamera und Ihr Micro deaktivieren.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen eines Webinars können naturgemäß verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet
werden. Alle Teilnehmer des Webinars können die zur Verfügung gestellten Inhalte (Nachrichten,
Kommentare, Beiträge usw.) sehen bzw. hören. Zudem werden die folgenden personenbezogenen
Daten verarbeitet:

  •  Frei gewählte Pseudonyme oder gegebenenfalls Vor- und Nachname der Teilnehmer
  • Informationen in Logdateien (insbesondere IP Adresse, Hostname, Gerät, Verbindungsdaten,
    Start, Dauer, Teilnehmer, Organisator, Qualitätsinformationen)

Sie haben die Möglichkeit mittels eines Pseudonyms am Webinar teilzunehmen, womit im
gewünschten Falle eine gewisse Anonymität gewährleistet ist.
Die Verarbeitung der Informationen in den Logdateien ist für den störfreien Betrieb, die
Durchführung einer Fehler- und Verfügbarkeitsanalyse sowie der Abwehr von Angriffen notwendig.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung, sprich sowohl die Direktübertragung, als auch die Anfertigung sowie
Zurverfügungstellung der Aufzeichnungen basiert auf unserem berechtigten Interesse iSd. Art. 6 Abs.
1 lit f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der effektiven Durchführung von OnlineVeranstaltungen bzw. Webinaren.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die nähren Ausführungen beim Widerspruchsrecht
unter Punkt 3 Ihre Rechte.

Empfänger

Für Webinare nutzen wir das Tool „Zoom“. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications,
Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von
den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen
ist. Zoom ist somit unser Auftragsverarbeiter.

Übermittlung in Drittstaaten

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Zoom garantiert ein
angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standardvertragsklauseln. Als
ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass
für die Durchführung von Webinaren nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren
Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. Eine Datenübermittlung in die USA kann dennoch nicht ausgeschlossen werden.
Damit die Datenübertragung stattfinden kann, braucht es für unsichere Drittländer, wo die
Standardvertragsklauseln nicht gelten (wie derzeit die USA), Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß.
Art 49 Abs. 1 lit a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie das Webinar
verlassen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der
Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Speicherdauer

Im Rahmen von Streaming, Videokonferenzen oder Webinaren werden Ihre personenbezogenen
Daten live über das Internet übertragen. Findet eine Aufzeichnung statt, wird diese solange
gespeichert wie es für den beschriebenen Zweck notwendig ist. Nach Zweckerfüllung werden die
Aufzeichnungen gelöscht.
Die Informationen in den Logdateien werden durch Zoom gelöscht, sobald die Speicherung nicht
mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich ist bzw. spätestens 6 Monate nach Erhebung.

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Automatische Entscheidungsfindung

Der Kunde unterliegt keiner automatisierten Entscheidung, die ihm gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

Lediglich und ausschließlich im Rahmen der Anmeldung und des Versands des Newsletters kann eine automatische Entscheidungsfindung (Profiling) stattfinden mittels des Programms Mailworks.

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Übermittlung in Drittstaaten

 

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich im Inland und/oder im EU-Raum. Wir möchten Sie dennoch informieren, dass die soffico im Rahmen von Programmier- und Supporttätigkeiten Unterstützung von der soffico Ltd. in Thailand erhält und dadurch den Zugriff auf folgende Daten ermöglicht: Stammdaten (Name, Vorname, Anschrift), Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Kundennummer), Daten der Kunden (Kundenummer, Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail), Projektdaten, Projektteam). Zu diesem Zweck hat die soffico Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO mit der soffico Ltd. vereinbart. Sofern Sie Informationen zu diesem Vertrag (z.B. Einsichtnahme) oder weitere Informationen benötigen, sprechen Sie uns an.

4.   Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet (erhoben, erfasst, gespeichert, ausgewertet, verändert, ausgelesen, abgefragt, offengelegt, verbreitet, abgeglichen, verknüpft, eingeschränkt, gelöscht, vernichtet usw.), so sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO. Als Betroffenen stehen Ihnen gegenüber jedem Verantwortlichen, der Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, folgende Rechte zu:

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Auskunftsrecht

Sie haben gemäß Art 15 DSGVO das Recht, ein Auskunftsbegehren zu stellen und Information über sämtliche Ihre Person betreffenden und im Unternehmen verarbeiteten Daten zu verlangen. In so einem Fall muss Auskunft über diese personenbezogenen Daten gegeben werden. Zusätzlich haben Sie das Recht folgende Informationen zu erhalten:

  • Die Verarbeitungszwecke
  • Die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
  • Falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
  • Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • Wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
  • Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person
  • Geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, wenn personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden
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Berichtigung

Sie haben gemäß Art 16 DSGVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung und/oder die Vervollständigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

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Löschung

Sie haben gemäß Art 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

 

  • Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art 6 Abs 1 lit a oder Art 9 Abs 2 lit a stützt, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gemäß Art 21 Abs 1 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art 21 Abs 2 Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  • Ihre personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art 8 Abs 1 erhoben.

 

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

 

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art 9 Abs 2 lit h und i sowie Art 9 Abs 3 DSGVO;
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art 89 Abs 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Hat der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass eine betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

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Einschränkung

Gemäß Art 18 DSGVO haben Sie das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn:

 

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • der Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art 21 Abs 1 eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren überwiegen.

 

Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten — von ihrer Speicherung abgesehen — nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Die Aufhebung einer von Ihnen erwirkten Einschränkung bedarf Ihrer vorherigen Unterrichtung.

 

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Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

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Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

 

  • die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a bzw. Art 9 Abs 2 lit a oder auf einem Vertrag gemäß Art 6 Abs 1 lit b beruht und
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

 

Sie können auch erwirken, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

 

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde und es darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.

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Widerspruch

Sie haben gemäß Art 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art 6 Abs 1 lit e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Das Widerspruchsrecht kann daher geltend gemacht werden, wenn die Verarbeitung

 

  • für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
  • zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei Ihnen um ein Kind handelt und
  • der Verantwortliche keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen bzw. die Verarbeitung keiner Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

 

Das Widerspruchsrecht kann auch geltend gemacht werden, wenn die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgt.

 

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft können Sie ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren ausüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Bei einer Verarbeitung, die zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe dient, können Sie das Widerspruchsrecht nur dann geltend machen, wenn die Verarbeitung in diesem Zusammenhang nicht erforderlich ist und, wenn

 

  • die Verarbeitung zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art 89 Abs 1 erfolgt und
  • Sie Gründe gegen die Verarbeitung dartun, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
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Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

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Beschwerde

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie mit uns Kontakt aufzunehmen. So können wir Ihre Bedenken behandeln. Sie haben aber auch das Recht sich an die zuständige Datenschutzbehörde zu wenden.

5.   Kontakt

Ihr Vertrauen ist uns besonders wichtig. Sollten Sie daher weitere Fragen zum Thema Datenschutz im Zusammenhang mit soffico haben, so können Sie sich gerne an folgende Kontaktmöglichkeiten wenden.

 

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

 

soffico GmbH

Geschäftsführung Harald Wenger, Prof. Dr. Hafenrichter, Thomas Müller

Karl-Drais-Str. 4e

86159 Augsburg

Telefon:              +49 (0) 821 56747 400

E-Mail:                info@soffico.de

 

Datenschutzbeauftragter

x-tention Informationstechnologie GmbH

Telefon:              +43 (0) 7242 / 2155-65065

E-Mail:                service.datenschutz@x-tention.com

 

 

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass durch die Nutzung dieser Website Urheber-, Namens- und Markenrechte sowie sonstige Rechte Dritter zu beachten sind. Sie verpflichten sich, eine missbräuchliche Nutzung des gesamten Inhaltes (insbesondere von Bildern, Videos, Schriften und Marken) zu unterlassen.live-Streaming